 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
—
—
—
—
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Интересно почитать: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
| Технология регистрации документов |
|
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Готовые фирмы :: аренда автомобилей :: Вся подробная информация у нас. Звоните!
Все поступающие по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте документы принимаются и регистрируются.
При получении документов:
— проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается;
— конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью "лично";
— проверяется наличие всех листов документа, наличие приложений. При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа;
— на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы:
— дата получения документа (при необходимости часы и минуты);
— валовый порядковый номер;
— рекомендуется также включать в штамп название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа ГТС, УЕЗТУ, ГКБ №3 и т.п.).
Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года.
Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и перерегистрируемые. Перерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним относятся:
— рекламные извещения, плакаты, листовки;
— прейскуранты (прайс-листы);
— поздравительные письма, телеграммы;
— приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;
— печатные издания (книги, журналы);
— пакеты с пометкой "Лично";
— копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов;
— документы и информативные материалы, присланные для сведения.
Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.
В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной системы управления базами данных (СУБД), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации. Регистрируются документы, поступающие в организацию (входящие документы), отправляемые из нее (исходящие документы) и внутренние документы.
Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания руководителем организации (предприятия, фирмы и т.п.).
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2-3), в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
|
|
|
|
|
